Kulturens Frivillige

Alle arrangører skal huske at registrere fremmøde for alle frivillige efter deres vagter. Dette skal gøres senest efter 48 timer efter frivilligvagtens start.Det er helt afgørende, at frivillige møder op til deres vagt, for at Kulturens Frivillige fungerer som platform. Generelt arbejder vi for at sænke adgangsbarrieren for frivilligt arbejde i kulturlivet. Men at den frivillige møder op til de vagter, som de melder sig til, er et af de få krav, vi stiller til frivillige.Derfor er det selvsagt lige så afgørende, at alle arrangører registrerer de frivilliges fremmøde. Det giver Kulturens Frivillige mulighed for at følge op på udeblivelser, og i yderste konsekvens ekskludere frivillige.Muligheder for fremmøde Arrangører kan enten registrere de frivillige som fremmødt, udeblevet eller med godkendt fravær. Hvis man registrerer de frivillige som fremmødt, så kan man desuden redigere det tidsrum, den frivillige er fremmødt i. Det kan være kortere eller længere tid, end den oprindelige vagt.Hvornår er en frivillig udeblevet? Hvis den frivillige ikke melder afbud og ikke møder op eller hvis den frivillige forlader vagten uden aftale eller rimelig årsag, så er vedkommende udeblevet. Hvis den frivillige melder afbud inden vagtens start - f.eks. ved pludseligt opstået sygdom, skader o.l. - så registreres den frivillige som udgangspunkt med godkendt fravær. Kulturens Frivillige tjekker løbende op på, om der er frivillige, der udviser et mønster med jævnlige sene afbud. Hvis du er i tvivl om, hvordan en frivillig skal fremmøderegistreres, så kontakt Kulturens Frivillige. Hvordan registrerer man fremmøde? Der er to måder at registrere fremmøde på. Den første mulighed er at registrere fremmøde inde i din arrangørbackend. Man vælger “Vagter” via eventet, og klikker sig helt ind på det enkelte hold. Herfra kan man enten registrere hver enkelt frivillig, eller man kan med et enkelt klik registrere alle som fremmødte.Derudover kan en holdleder via portalen registrere fremmødet for de frivillige på vedkommendes hold. Dette foregår inde på holdlederens egen vagt i "Min side".<hr>VIGTIGT Det er vigitgt, at I IKKE sletter de frivillige fra vagten, hvis de melder fra efter frameldingen er slut eller udebliver. Når de frivillige er fjernet fra en vagt, så har vi ikke mulighed for at se eller følge op på udeblivelser.<hr> Hvad sker der, hvis en frivillig registreres som udeblevet? Når en frivillig er registreret som udeblevet, så vil platformen 48 timer efter vagtens starttidspunkt sende en mail til den frivillige. Heri orienteres den frivillige om udeblivelsen, og også om de mulige konsekvenser af udeblivelser. Hvis den frivillige mener, at der er tale om en fejl, bliver de henvist til eventets kontaktperson.Kulturens Frivillige vurderer og følger op på alle udeblivelser, og to udeblivelser kan lægges til grund for en deaktivering af den frivilliges profil.

Guide: Registrering af  frivilliges fremmøde

[English version below]Oprettelse på platformen: Følg “Guide 1” <a target="_blank" rel="noopener noreferrer nofollow" href="https://rehelper.dk/portal/kulturens/posts/clup3sx6102jicbvozujup39y">HER</a>.Guide 2: Oprettelse af events og vagterFør du går igang:&nbsp;Vi anbefaler, at du giver dig tid til at lære din backend at kende, så det er nemmere at navigere i fremadrettet, og så du får mest muligt ud af de forskellige funktioner. Det samme gælder, når du går igang med at oprette events og vagter: Des bedre beskrivelser, des større chance for, at de er hurtigt afsat. Læs vores guides til gode beskrivelser <a target="_blank" rel="noopener noreferrer nofollow" href="https://rehelper.dk/portal/kulturens/posts/clwg82d9g004a12mrluddqyp4">HER</a> og <a target="_blank" rel="noopener noreferrer nofollow" href="https://rehelper.dk/portal/kulturens/posts/clwoysziq00496v6nwwb5uvfp">HER</a>.Her følger et overblik og en introduktion til alle portalens funktioner, der er relevante for dig som arrangør:<h2>Overbliksvisning</h2>Visningen Overblik fungerer som landing page og dashboard for dig som arrangør. Herfra får du adgang til andre centrale funktioner, og får et hurtigt overblik over sine aktiviteter.<h2>Events</h2>Events giver overblik over dine aktuelle events. Der er tre visninger. Ugevisning, månedsvisning og listevisning. Herfra er det også muligt at oprette et nyt event.<h3>Nyt event</h3>For at oprette et nyt event skal man først angive eventets grundlæggende oplysninger.Herefter udfyldes flere eventinformationer. En af de vigtigste faktorer, der både tiltrækker frivillige og sikrer alle en god oplevelse, er, at der laves&nbsp;<a target="_blank" rel="noopener noreferrer nofollow" href="https://rehelper.dk/portal/kulturens/posts/clwoysziq00496v6nwwb5uvfp">en god event- og opgavebeskrivelse.</a> Platformen findes på både dansk og engelsk, og vi anbefaler altid, at man udgiver alt indhold på begge sprog, men angiver sprogkrav i beskrivelsen (dansk el. engelsk) i de tilfælde, hvor det er nødvendigt. For at gøre det nemt at udkomme på begge sprog, er der en AI-assisterede oversætterfunktion, du kan benytte.Derudover skal man uploade et billede, en kategori (vælg hovedeventets kategori) og der kan tilføjes en video.<h3>Udgivelse</h3>Sektionen Udgivelse i højre hjørne af eventoprettelsen lader dig angive indstillinger for udgivelse af et event.Feltet med arrangørnavn lader dig publicere og afpublicere et event. Det er også muligt at planlægge publiceringen til et bestemt tidspunkt. Knappen Tilmeldingsvindue for vagter lader dig sætte et interval for, hvornår til- og framelding er åben for vagten direkte via platformen. Alle vagter skal have et tidsskema for, hvornår til- og framelding er mulig, før de kan publiceres. Knappen, der har arrangørens frivilligorganisation som overskrift, bruges til at sende eventet til godkendelse hos Kulturens Frivillige, som derefter publicerer eventet på portalen.<h3>Vagter</h3>Vagtvinduet finder du under Events i arrangørbackenden. En vagt består af elementerne opgave, tidspunkt og sted. Den dækker altså over udførslen af en bestemt frivilligopgave et bestemt sted i et bestemt tidsrum. Som udgangspunkt er det muligt at lave vagter på eventets dato. Det er også muligt at tilføje nye vagter vha. “Nye vagter”- knappen.<h3>Opret nye vagter: Hold, tid, sted og antal frivillige</h3>Når man har oprettet et event, så kan man oprette en vagt.Alle vagter til et event oprettes som standard på samme hold.Fra oprettelsen af nye vagter kan man ligesom fra vinduet Vagter, også oprette nye vagtdatoer.Lokation angiver det sted, hvor vagten skal udføres og det sted, hvor de frivillige skal møde på på det angivne tidspunkt.Tidspunktet angiver tidsrummet for, hvornår den frivillige skal møde op og hvornår den frivilliges opgave er afsluttet. OBS: Når du først har angivet et tidspunkt, kan det ikke ændres igen.'Antal personer' angiver hvor mange frivillige, der skal bruges til den konkrete vagt. Prøv at angive antal personer så realistisk som muligt. I tvivlstilfælde er der et par tommelfingerregler:<ul><li>Efterlys ikke for mange frivillige. Du skal regne med, at de frivillige er villige til at yde en god indsats, og det er fint, at de har nok at lave på vagten.</li><li>Efterlys ikke for få frivillige. Det giver de frivillige en dårlig oplevelse og resultatet er heller ikke tilfredsstillende. I tvivlstilfælde, så efterlys hellere lidt for mange end lidt for få.</li><li>Lad ikke de frivillige arbejde alene. Frivillige forventer ofte at møde og samarbejde med andre frivillige. Sørg for, at de frivillige ikke står alene på en vagt. Hellere to personer til én persons opgave end at den frivillige arbejder alene.</li></ul><h3>Opgavebeskrivelse</h3>I oprettelsesvinduet for nye vagter under et event, skal man beskrive den opgave, der efterlyses frivillige til. Det er muligt at gemme opgaven, så den kan genbruges til arrangørorganisationens events på et senere tidspunkt. Det er ligeledes muligt at vælge blandt arrangørorganisationens tidligere gemte opgavebeskrivelser.Formuleringen af&nbsp;<a target="_blank" rel="noopener noreferrer nofollow" href="https://rehelper.dk/portal/kulturens/posts/clwoysziq00496v6nwwb5uvfp">gode opgavebeskrivelser&nbsp;</a>er helt centralt for at tiltrække frivillige, kommunikere effektivt med de frivillige, skabe gode oplevelser for de frivillige og ikke mindst et godt resultat af deres indsats.<h3>Vagtoversigt</h3>Vagtoversigten giver arrangøren et overblik over oprettede vagter med tilmeldings- og fremmødestatus fordelt på dage og hold. Herfra kan arrangøren tilgå de enkelte vagter, se holdchat, ventelister mm. NB: Hvis den tilmeldte på ventelisten ikke har tilmeldt sig andre vagter fremgår vedkommende ikke i overblikket. I stedet kræver det, at du tilgår de enkelte vagter og holder dig opdateret på en mulig venteliste.<h3>Hold og holdledere</h3>Hold bruges oftest til større events, hvor der er brug for mere specialiseret dialog mellem afgrænsede grupper af frivillige og/eller hvor der er brug for holdledere.Et hold er en samling af vagter, som kan gå på tværs af opgaver og tidspunkter. Alle vagter til et event oprettes som default under samme hold. Når man opretter et nyt hold, så oprettes det på en bestemt dag, men uden vagter. Herefter kan man under hver vagt vælge, at vagten skal høre under et oprettet hold.Hold kan desuden have en holdleder, som har adgang til udvidede informationer om de frivillige, og som moderer holdchatten. Holdlederen kan desuden markere frivillige som fremmødt til deres vagt.<h2>Grupper</h2>En arrangørorganisation kan oprette grupper. En gruppe kan rumme gruppemedlemmer, som kan kommunikere med hinanden og arrangøren kan udbyde vagter eksklusivt til gruppen. En frivillig bliver medlem af en gruppe ved at ansøge om medlemskab, som skal godkendes af arrangøren.Når vagter udbydes eksklusivt til gruppen, så er det kun gruppens medlemmer, der kan tage vagten. Når en vagt er oprettet, så kan arrangørorganisationen udbyde den eksklusivt for en af organisationens grupper. Det gør man ved at vælge “Tilføj vagt” på gruppesiden.Hvis man trykker på vagten igen på gruppesiden, så forsvinder den fra gruppens opgaver, og udbydes igen på hovedportalen.En god måde at bruge eksklusivitet i grupper er ved at bruge dem som tilmeldingsforspring. Det vil sige, at en vagt først udbydes eksklusivt for en gruppe. Efter et stykke tid, så fjernes vagten fra gruppen, og udbydes dermed offentligt til alle frivillige på portalen. Dette er en måde, hvorpå man klan besætte de første vagter med frivillige fra en bestemt gruppe - f.eks. en gruppe af frivillige med særlig erfaring eller kompetencer - for derefter at fylde op med øvrige frivillige, der har lyst til opgaven.<h3>Gruppeside</h3>Alle grupper har en særlig gruppeside. Her præsenteres gruppen, gruppens medlemmer kan kommunikere via en chat og herfra kan gruppens medlemmer tilmelde sig vagter, der er eksklusive for gruppen.<h2>Sider</h2>Her kan du skræddersy dit eget personlige sidepanel. Vi anbefaler at stjernemarkere hhv. Vagter (her kan du orientere dig i alle tilmeldte) og Notifikationer (her kan du orientere dig i alle notifikationer dvs. holdchats, gruppeanmodninger mm.).<hr><h1>Overview of all Organizer functions</h1>Guide 1: Sign-up guide: Follow Guide 1 <a target="_blank" rel="noopener noreferrer nofollow" href="https://rehelper.dk/portal/kulturens/posts/clup3sx6102jicbvozujup39y">HERE.</a>Guide 2: This is a guide to all of the organizer functions that will make it easier for you to create events and volunteer tasks.Before You Begin: First of all we recommend that you take the time to get to know the organizer backend, this will make it easier to use and help you get the most out of the platform's various features. The same applies when creating events and tasks: the better the descriptions, the greater the chance they will be chosen. Read our guides for good descriptions <a target="_blank" rel="noopener noreferrer nofollow" href="https://rehelper.dk/portal/kulturens/posts/clwg82d9g004a12mrluddqyp4">HERE</a> and <a target="_blank" rel="noopener noreferrer nofollow" href="https://rehelper.dk/portal/kulturens/posts/clwoysziq00496v6nwwb5uvfp">HERE</a>.Here is an overview and introduction to all the portal's features relevant to you as an organizer:Overview ViewThe Overview functions as the landing page and dashboard for the organizer. From here, you get access to other central features and a quick overview of your activities.EventsEvents provide an overview of the your current events. There are three views: week view, month view, and list view. From here, it is also possible to create a new event.New EventTo create a new event, you must first enter the event's basic information.Then fill in more event details. One of the most important factors that both attracts volunteers and ensures everyone has a good experience, is to create a <a target="_blank" rel="noopener noreferrer nofollow" href="https://rehelper.dk/portal/kulturens/posts/clwoysziq00496v6nwwb5uvfp">good task description</a>. The platform is available in both Danish and English, and we always recommend publishing all content in both languages, and of course specify language requirements in the description (Danish or English) when necessary. To make it easy to publish in both languages, there is an AI-assisted translation feature you can use.Additionally, you need to upload a photo/image, select a category (choose the main event's category), and you can add a video.PublicationThe Publication section on the right side in your Event view makes it possible for you to select your own publication date.The field with your organization's name allows you to publish and unpublish an event. It is also possible to schedule the publication for a specific time. The Registration Window for shifts-button lets you set an interval for when registration and de-registration are open for the shift. All shifts must have a timetable for when registration and de-registration are possible before they can be published. The button, which is marked "Kulturens Frivillige", is used to send the event for approval to Cultural Volunteers, who then publish the event on the portal.ShiftsA shift consists of elements such as task, time, and place. This means it covers a specific volunteer task at a specific place within a specific timeframe. By default, it is possible to create shifts on the event's date. It is also possible to add new shifts using the "New Shifts" button.Shift window under Events in the organizer backend. Publishing options are seen on the right side.Create New Shifts: Team, Time, Place, and Number of VolunteersOnce an event is created, you can create a shift.All shifts for an event are created by default on the same team.From the creation of new shifts, you can also create new shift dates, just as from the Shifts window.Location specifies the place where the shift is to be performed and where the volunteers should meet at the specified time.Time specifies the timeframe for when the volunteer should show up and when the volunteer's task is completed. Note: Once you have specified a time, it cannot be changed again.Number of people specifies how many volunteers are needed for the specific shift. Try to specify the number of people as realistically as possible. In case of doubt, here are a few rules of thumb:<ul><li>Do not apply for too many volunteers. You should expect that the volunteers are willing to make a good effort, and it is fine that they have enough to do on the shift.</li><li>Do not call for too few volunteers. It often results in a bad experience for the volunteers. In case of doubt, it is better to call for slightly more than slightly fewer.</li><li>Do not let volunteers work alone. Volunteers often expect to meet and cooperate with other volunteers. Make sure the volunteers are not alone on a shift. Better two people for one person's task than having the volunteer work alone.</li></ul>Task DescriptionIn the window "New shifts" under an event, you need to describe the task you are seeking volunteers for. The platform automatically saves the task, so it can be reused for your events at a later time. It is also possible to choose from your previously saved task descriptions.<a target="_blank" rel="noopener noreferrer nofollow" href="https://rehelper.dk/portal/kulturens/posts/clwoysziq00496v6nwwb5uvfp">Good task descriptions</a> are crucial for attracting volunteers, communicating effectively with the volunteers, creating good experiences for the volunteers, and not least achieving a good result from their efforts.Shift OverviewThe Shift Overview gives the organizer an overview of created shifts with registration and attendance status distributed by days and teams. From here, the organizer can access the individual shifts, see team chat, waiting lists, etc.Teams and Team LeadersTeams are most often used for larger events where there is a need for more specialized dialogue between defined groups of volunteers and/or where there is a need for team leaders.A team is a collection of shifts that can span across tasks and times. All shifts for an event are created by default under the same team. When you create a new team, it is created on a specific day but without shifts. Under each shift, you can choose that the shift belongs to a created team.Teams can also have a team leader who has access to extended information about the volunteers and moderates the team chat. The team leader can also mark volunteers as present for their shift.GroupsAn organization can create groups. A group can include group members who can communicate with each other, and the organizer can offer shifts exclusively to the group. A volunteer becomes a member of a group by applying for membership, which must be approved by the organizer.When shifts are offered exclusively to the group, only the group's members can take the shift. When a shift is created, the organizer organization can offer it exclusively to one of the organization's groups. This is done by selecting “Add Shift” on the group page.If you click on the shift again on the group page, it disappears from the group's tasks and is again offered on the main portal.A good way to use exclusivity in groups is to use them as registration priority. This means a shift is first offered exclusively to a group. After a while, the shift is removed from the group and thus offered publicly to all volunteers in Rehelper. This is a way to fill the first shifts with volunteers from a specific group – for example, a group of volunteers with particular experience or skills – and then fill up with other volunteers who want the task.Group PageAll groups have a special group page. Here, the group is presented, the group's members can communicate via chat, and from here, the group's members can register for shifts that are exclusive to the group.PagesHere you can customize your personal sidebar. We recommend starring both Shifts (here you can stay informed about all registrations) and Notifications (here you can stay informed about all notifications, i.e., team chats, group requests, etc.).

Guide: Overblik over alle arrangørfunktioner

[English version below]Den bedste vej til at rekruttere frivillige kan siges kort: Klar kommunikation. Vi har samlet en række gode råd til klar kommunikation i vores <a target="_blank" rel="noopener noreferrer nofollow" href="https://rehelper.dk/portal/kulturens/posts/clwg82d9g004a12mrluddqyp4">Guide til den gode arrangørbeskrivelse</a> og <a target="_blank" rel="noopener noreferrer nofollow" href="https://rehelper.dk/portal/kulturens/posts/clwoysziq00496v6nwwb5uvfp">Guide til den gode event- og opgavebeskrivelse</a>. Bl.a. skal det være tydeligt, hvad opgaven indebærer og hvilket fællesskab, den frivillige bliver en del af. Har du allerede fulgt vores guides, og vil du stadig booste rekrutteringen af frivillige yderligere til dit event? Så læs med her.<ul><li>Udgiv dine beskrivelser på både dansk og engelsk. Vores platform er både på dansk og engelsk. Mange frivillige, foretrækker at bruge platformen på et af de to sprog - også selvom de taler begge sprog. Derfor bør du altid udgive dit indhold på begge sprog. Platformen har en AI-assistereret oversættelsesfunktion, som gør det let for dig.</li><li>Korte(re) vagter og attraktive opgaver. Nogle frivillige har ikke lyst til at afsætte en hel dag til en frivilligopgave, så find ud af, hvornår på dagen, du har mest brug for frivillige, og udbyd vagter af kortere varighed. Vi anbefaler opgaver á 4-6 timer. Derudover er opgaver under et event typisk mere attraktive end opstillingsopgaver før og oprydningsopgaver efter et event. Overvej derfor at fokusere de frivillige kræfter på eventdagen(e). Alternativt kan du overveje at gøre vagterne før og efter et event særligt attraktive for frivillige.</li><li>Del dit event i alle relevante fysiske og digitale netværk. Selvom vores platform er dedikeret til rekruttering af frivillige, så er det ikke altid nok. Vores platform er tilgængelig for alle, og det er først, idet man aktivt tilmelder sig en opgave, at man bliver bedt om at logge ind. Det gør det nemt at dele dit event vidt og bredt. F.eks. til frivillige, du har kontakt til, eller i relevante grupper på sociale medier.</li><li>Inviter en ven. Har du allerede rekrutteret en håndfuld frivillige, er det altid en god idé at spørge dem, om de har en ven/nabo/familiemedlem, de har lyst til at invitere med som frivillig til arrangementet. Ligesom du har et netværk, du kan aktivere, har de fleste frivillige også. Rekruttering af familie, venner og kolleger er en af de mest udbredte indgange til frivillighed generelt.</li><li>Tilbyd et uforpligtende infomøde. I nogle tilfælde kan et online eller fysisk infomøde et par uger, før dit event løber af stablen, være en god måde at engagere frivillige. Der kan være mange, der har behov for mere info, før de tilmelder sig en opgave. Du kan angive tid, sted og praktisk information om et infomøde i din eventbeskrivelse.</li><li>Anerkendelse og tak. Når du bruger frivillige til dit arrangement er anerkendelse og tak vigtigt for at motivere de mennesker, der stiller sig til rådighed og hjælper med at løfte dit event. Det er derfor altid værd at genoverveje, hvordan du anerkender og takker dine frivillige. Du kan f.eks. tilbyde forplejning, særlige oplevelser eller fester til dine frivillige, der kan gøre frivilligopgaverne mere attraktive.</li></ul><hr><h3>English Version</h3>The most crucial ingredient for recruiting volunteers can be summed up in two words: Clear communication. We have gathered a series of helpful tips for clear communication in our <a target="_blank" rel="noopener noreferrer nofollow" href="https://rehelper.dk/portal/kulturens/posts/clwg82d9g004a12mrluddqyp4">Guide to the Good Organizer Description</a> and <a target="_blank" rel="noopener noreferrer nofollow" href="https://rehelper.dk/portal/kulturens/posts/clwoysziq00496v6nwwb5uvfp">Guide to the Good Event and Task Description</a>. For instance, it should be clear what the task involves and what community the volunteer will be a part of. Have you already followed our guides and still want to boost volunteer recruitment for your event? Then read on.<ul><li>Publish your descriptions in both Danish and English. Our platform is available in both Danish and English. Many volunteers prefer to use the platform in one of the two languages, even if they speak both. Therefore, you should always publish your content in both languages. The platform has an AI-assisted translation function that makes it easy for you.</li><li>Short(er) shifts and attractive tasks. Some volunteers are not able to commit themselves to a full day for a volunteer task, so figure out when you need volunteers the most and offer shorter shifts. We recommend tasks around 4-6 hours long. Additionally, tasks during an event are typically more attractive than setup tasks before and cleanup tasks after. Therefore, consider focusing volunteer efforts on the event day(s). Alternatively, you might consider making the shifts before and after the event particularly attractive for volunteers.</li><li>Share your event in all relevant physical and digital networks. Even though our platform is dedicated to volunteer recruitment, it is not always enough. Our platform is accessible to everyone, and it is only when someone actively signs up for a task that they are asked to log in. This makes it easy to share your event widely, for instance, with volunteers you are in contact with or in relevant groups on social media.</li><li>Invite a friend. If you have already recruited part of the needed volunteers, it is a good idea to ask them if they have a friend/neighbor/family member they would like to invite as a volunteer for the event. Just as you have a network you can activate, most volunteers do too. Recruiting family, friends, and colleagues is one of the most common ways to recruit volunteers in general.</li><li>Offer an info meeting. In some cases, an online or physical info meeting a few weeks before your event can be a good way to engage volunteers. Many people may need more information before signing up for a task. You can indicate the time, place, and practical information about an info meeting in your event description.</li><li>Recognition and thankfullness. When you use volunteers for your event, recognition and thanks are important to motivate the people who are available and help support your event. It is always worth reconsidering how you recognize and thank your volunteers. For example, you could offer refreshments, special experiences, or parties for your volunteers to make the volunteer tasks more attractive.</li></ul>