Tjenestevilkår

Kulturens Frivilliges generelle betingelser for frivillige, arrangører og andre brugere

1. Indledning og formål

Kulturens Frivilliges platform er baseret på Rehelper-platformen, som drives af Xooom ApS på vegne af Kulturens Selvstændige. Platformen formidler frivillige til kultur- og sportsbegivenheder. Når en frivillig tilmelder sig en opgave, udfører vedkommende frivilligt arbejde direkte for arrangøren, ikke for Kulturens Frivillige eller Kulturens Selvstændige.

Formålet med disse betingelser er at sikre klare retningslinjer for frivillige og arrangører, så deres samarbejde fungerer gnidningsfrit og i overensstemmelse med gældende lovgivning.

2. Definitioner

• Kulturens Selvstændige (Kulturens Frivillige): En organisation, der er ansvarlig for projektet Kulturens Frivillige. Kulturens Selvstændige fungerer som dataansvarlig for de personoplysninger, der behandles via platformen. Kulturens Selvstændige har ingen direkte ansvar for de frivilliges forhold til arrangører.

• Xooom ApS: Teknologivirksomheden, der fungerer som databehandler og driver Rehelper-platformen som en SaaS-løsning (Software as a Service) på vegne af Kulturens Selvstændige. Xooom ApS sikrer, at data behandles sikkert og i overensstemmelse med databehandleraftalen.

• Rehelper: En SaaS-platform, der administrerer frivilligvagter og formidler kontakt mellem frivillige og arrangører. Kulturens Frivilliges portal er blot én instans af Rehelper, som bruges af flere forskellige organisationer til frivilligstyring.

• Frivillig: En person, der tilmelder sig og udfører frivilligt arbejde for en arrangør via Rehelper-platformen.

• Arrangør: En organisation, der udbyder frivilligopgaver til events og har det fulde ansvar for de frivilliges arbejdsforhold.

3. Frivilliges ansvar og forpligtelser

3.1 Fremmøde og afbud

• Fremmøde: Frivillige skal møde op til den vagt, de har tilmeldt sig, på det anviste tidspunkt og sted. Alle tilmeldte vagter fremgår af den frivilliges personlige oversigt ("Min side") i Kulturens Frivilliges frivilligplatform på rehelper.dk/portal/kulturens. Fremmødet skal registreres af arrangøren på platformen.

• Afbud: Hvis en frivillig ikke kan deltage, skal afbud gives hurtigst muligt. Arrangøren forventer, at afbud sker senest 72 timer før vagten, så pladsen kan gives til andre på ventelisten. Udeblivelse uden afbud vil føre til en advarsel fra platformen.

3.2 Opgaver og fleksibilitet

Når en frivillig tilmelder sig en opgave, forventes det, at vedkommende løfter de opgaver, der er beskrevet i opgavebeskrivelsen. Frivillige skal dog være opmærksomme på, at kultur- og idrætsevents kan være uforudsigelige og vanskelige at planlægge i detaljen. Uforudsete situationer kan opstå, hvilket kan medføre ændringer i opgaverne:

• Ændringer i opgaver: Selvom frivillige kun er forpligtede til at løse de opgaver, der er beskrevet, forventes de at udvise forståelse for nødvendige og uforudsete ændringer, og at vagter i nogle tilfælde aflyses.

• Godkendt fravær: Hvis opgaverne ændres væsentligt, og den frivillige ikke kan acceptere disse ændringer, kan vedkommende vælge ikke at udføre opgaven, hvilket i så fald vil blive markeret som "godkendt fravær."

3.3 Kommunikation

Frivillige har en forpligtelse til at holde sig opdaterede og informerede gennem platformen:

• Beskeder og information: Frivillige skal løbende læse beskeder og vigtig information fra arrangører og Kulturens Frivillige via Rehelper-platformen. Det er den frivilliges ansvar at følge med i opdateringer, der kan påvirke deres vagter eller opgaver.

3.4 Adfærd og personlig fremtræden

Frivillige skal opføre sig professionelt og respektabelt. Dette indebærer:

• Respektabel opførsel: Frivillige skal udvise en positiv holdning overfor arrangører, publikum og andre frivillige og følge eventets anvisninger.

• Personlig fremtræden: Frivillige skal være præsentable og følge eventuelle krav om påklædning.

• Tolerance. Frivillige forventes at møde forskelligheder i alder, køn, kønsidentitet, etnicitet, kulturel baggrund og funktionsnedsættelser med respekt og et åbent sind.

• Inklusion og fællesskaber. Frivillige forventes at bidrage positivt til egen og andres deltagelse i åbne og inkluderende fællesskaber.

3.5 Ansvar, forsikring og arbejdsmiljø

Ift. arbejdsmiljø og arbejdsretlige spørgsmål gøres opmærksom på, at Arrangøren i den forstand er arbejdsgiver og den frivillige er arbejdstager. Arrangøren er ansvarlig for at sikre et forsvarligt arbejdsmiljø herunder for at tegne lovpligtige forsikringer. Frivillige bør være opmærksomme på, at forhold om forsikring og arbejdsmiljø er et direkte forhold mellem som arbejdstager dem og arrangøren som arbejdsgiver.

4. Arrangørers ansvar og forpligtelser

4.1 Fremmøderegistrering

Arrangører har ansvaret for at registrere fremmøde for alle frivillige senest 48 timer efter vagtens start. Dette er afgørende for, at Kulturens Frivillige kan følge op på de frivilliges fremmøde.

• Fremmøderegistrering: Frivillige skal registreres som enten fremmødt, udeblevet eller med godkendt fravær. Arrangører har mulighed for at justere det tidsrum, som den frivillige har arbejdet, hvis det adskiller sig fra det planlagte.

• Slet ikke frivillige fra vagten: Arrangører må ikke slette frivillige fra vagten, selv hvis de udebliver, da dette forhindrer Kulturens Frivillige i at kunne følge op på udeblivelser.

4.2 Udeblivelse

En frivillig betragtes som udeblevet, hvis vedkommende ikke møder op til vagten uden at melde afbud eller forlader vagten uden aftale.

• Registrering af udeblivelse: Hvis den frivillige ikke melder afbud inden vagtens start, registreres vedkommende som udeblevet. Hvis den frivillige har meldt afbud før vagtens start, registreres vedkommende som godkendt fravær.

• Konsekvenser af udeblivelse: Udeblivelser kan føre til advarsler, og hvis en frivillig udebliver to gange uden gyldig grund, kan det resultere i deaktivering af den frivilliges profil.

4.3 Kommunikation og opgavebeskrivelse

Tydelig kommunikation er afgørende for at sikre, at frivillige kan udføre deres opgaver tilfredsstillende:

• Forventningsafstemning: Arrangører skal sørge for at kommunikere klart med de frivillige både før og under eventet. Alle forventninger til opgaven, herunder arbejdsforhold, opgavernes indhold og eventuelle særlige krav, skal være tydeligt beskrevet.

• Opgavebeskrivelse: Opgaver, der kræver specifikke kvalifikationer, erfaring eller særlige hensyn (f.eks. fysisk styrke, sprogkundskaber eller evnen til at håndtere udfordrende miljøer), skal være tydeligt angivet i opgavebeskrivelsen på platformen.

4.4 Tilbyde sikre og rimelige opgaver

Arrangører har ansvar for at tilbyde opgaver, der kan udføres forsvarligt:

• Sikkerhed og lovlighed: Alle frivilligopgaver skal være sikre, lovlige og udføres under trygge forhold. Arrangøren skal sikre, at opgaverne kan løses uden at udsætte de frivillige for unødig risiko.

• Arbejdsforhold: Arrangører er ansvarlige for at sikre, at alle nødvendige forhold omkring arbejdsmiljø og sikkerhed er på plads.

4.5 Anerkendelse og motivation

Frivillige bidrager med deres tid og kræfter uden betaling, og arrangører bør vise respekt og anerkendelse for deres indsats:

• Motivation og opmuntring: Arrangører skal behandle frivillige med respekt og anerkendelse. Det forventes, at arrangøren motiverer frivillige ved at vise taknemmelighed, anerkendelse og respekt for den frivilliges indsats og engagement.

5. Godtgørelse, gaver, goder og forplejning

5.1 Frivilligt arbejde er ulønnet

Frivilligt arbejde formidlet gennem Rehelper-platformen er ulønnet. Kulturens Frivillige tillader ikke, at der formidles lønnet eller på anden måde betalt arbejde på platformen. Dette gælder også, hvis betalingen for det frivillige arbejde går til en forening, velgørende formål eller andre tredjeparter, og ikke direkte til den frivillige. Frivillige arbejder udelukkende af egen fri vilje og modtager ikke løn.

5.2 Forplejning

Det er kutyme, at frivillige modtager forplejning under deres vagter, især hvis vagten varer 4 timer eller længere. Hvis arrangøren ikke tilbyder forplejning, skal dette fremgå tydeligt af opgavebeskrivelsen, så frivillige er opmærksomme på det.

5.3 Beklædning og arbejdsudstyr

Ved vagter med publikumskontakt udleverer arrangøren ofte signaturbeklædning, som f.eks. t-shirts, der viser den frivilliges tilknytning til eventet.

• Beklædning til låns: Arrangøren afgør, om denne beklædning er en anerkendelsesgave til den frivillige, eller om den er til låns og derfor skal afleveres efter brug. Arrangører bør altid give frivillige mulighed for at returnere signaturbeklædning, da nogle frivillige f.eks. ikke ønsker at beholde beklædningen.

• Særligt udstyr: Hvis en opgave kræver specielt tøj eller udstyr (som f.eks. regntøj, gummistøvler eller arbejdsbukser), og arrangøren ikke stiller dette til rådighed, skal det fremgå af opgavebeskrivelsen, at den frivillige selv skal medbringe dette.

5.4 Omkostningsfri adgang

Frivillige skal som udgangspunkt ikke afholde udgifter for at kunne udføre deres frivillige arbejde.

• Adgang til eventet: Frivillige skal ikke betale for adgang til et event, hvor de arbejder som frivillige.

• Transport under eventet: Udgifter til transport, der er nødvendig for at den frivillige kan udføre deres opgave, afholdes af arrangøren. Transport til og fra vagten dækkes som udgangspunkt ikke af arrangøren, medmindre der er truffet en særlig aftale.

5.5 Gaver og symbolsk anerkendelse

Arrangører kan vælge at give frivillige små, symbolske gaver som tak for deres indsats, men sådanne gaver må ikke antage karakter eller omfang af en substitut for arbejdsløn.

• Symbolske gaver: Små gaver kan virke motiverende og understøtte den gode frivilligoplevelse, men større gaver kan virke uhensigtsmæssige, hvis de ikke er understøttet af en god oplevelse. Fokus bør ligge på at skabe en god frivilligoplevelse og et stærkt fællesskab.

5.6 Sikker opbevaring af personlige genstande

For at den frivillige kan udføre sin opgave bedst muligt er det ofte nødvendigt at opbevare personlige genstande som tasker, overtøj mm. et sikkert, aflåst sted. Hvis arrangøren ikke har mulighed for at stille dette til rådighed for den frivillige, skal det fremgå af opgavebeskrivelsen.

6. Behandling af personoplysninger

Personoplysninger behandles i overensstemmelse med platformens privatlivspolitik. Arrangører må kun bruge frivilliges oplysninger i forbindelse med administration af opgaver og må ikke videregive dem til en tredje part eller bruge dem til andre formål uden samtykke.

7. Ansvarsbegrænsning

Rehelper og Kulturens Selvstændige kan ikke holdes ansvarlige for tekniske fejl, tab af data, angreb eller systemnedbrud. Brugere er ansvarlige for at beskytte deres loginoplysninger og sikre, at deres konto ikke bruges af andre.

Frivillige, som udfører en frivillig opgave, arbejder direkte for arrangøren og er derfor underlagt arrangørens ansvar for forsikring, sikkerhed, arbejdsmiljø m.v. som en arbejdsgiver overfor en arbejdstager. Kulturens Frivillige påtager sig intet ansvar for skader eller tab i forbindelse med frivilliges arbejde for arrangører.

8. Opsigelse af brugerkonti

Brugere kan til enhver tid selv slette deres brugerkonto i Rehelper. Når kontoen slettes, vil personoplysninger blive fjernet eller anonymiseret i overensstemmelse med platformens privatlivspolitik, medmindre der er lovkrav om opbevaring.

9. Ændringer i betingelserne

Rehelper forbeholder sig retten til at opdatere disse betingelser. Brugere vil blive informeret om væsentlige ændringer via e-mail eller på platformen. Ved fortsat brug af platformen accepterer brugere de opdaterede betingelser.