Guide: Registrering af frivilliges fremmøde

Alle arrangører skal huske at registrere fremmøde for alle frivillige efter deres vagter. Dette skal gøres senest efter 48 timer efter frivilligvagtens start.

Det er helt afgørende, at frivillige møder op til deres vagt, for at Kulturens Frivillige fungerer som platform. Generelt arbejder vi for at sænke adgangsbarrieren for frivilligt arbejde i kulturlivet. Men at den frivillige møder op til de vagter, som de melder sig til, er et af de få krav, vi stiller til frivillige.

Derfor er det selvsagt lige så afgørende, at alle arrangører registrerer de frivilliges fremmøde. Det giver Kulturens Frivillige mulighed for at følge op på udeblivelser, og i yderste konsekvens ekskludere frivillige.

Muligheder for fremmøde
Arrangører kan enten registrere de frivillige som fremmødt, udeblevet eller med godkendt fravær. Hvis man registrerer de frivillige som fremmødt, så kan man desuden redigere det tidsrum, den frivillige er fremmødt i. Det kan være kortere eller længere tid, end den oprindelige vagt.

Hvornår er en frivillig udeblevet?
Hvis den frivillige ikke melder afbud og ikke møder op eller hvis den frivillige forlader vagten uden aftale eller rimelig årsag, så er vedkommende udeblevet. Hvis den frivillige melder afbud inden vagtens start - f.eks. ved pludseligt opstået sygdom, skader o.l. - så registreres den frivillige som udgangspunkt med godkendt fravær. Kulturens Frivillige tjekker løbende op på, om der er frivillige, der udviser et mønster med jævnlige sene afbud. Hvis du er i tvivl om, hvordan en frivillig skal fremmøderegistreres, så kontakt Kulturens Frivillige.

Hvordan registrerer man fremmøde?
Der er to måder at registrere fremmøde på. Den første mulighed er at registrere fremmøde inde i din arrangørbackend. Man vælger “Vagter” via eventet, og klikker sig helt ind på det enkelte hold. Herfra kan man enten registrere hver enkelt frivillig, eller man kan med et enkelt klik registrere alle som fremmødte.

Derudover kan en holdleder via portalen registrere fremmødet for de frivillige på vedkommendes hold. Dette foregår inde på holdlederens egen vagt i "Min side".

VIGTIGT
Det er vigitgt, at I IKKE sletter de frivillige fra vagten, hvis de melder fra efter frameldingen er slut eller udebliver. Når de frivillige er fjernet fra en vagt, så har vi ikke mulighed for at se eller følge op på udeblivelser.

Hvad sker der, hvis en frivillig registreres som udeblevet?
Når en frivillig er registreret som udeblevet, så vil platformen 48 timer efter vagtens starttidspunkt sende en mail til den frivillige. Heri orienteres den frivillige om udeblivelsen, og også om de mulige konsekvenser af udeblivelser. Hvis den frivillige mener, at der er tale om en fejl, bliver de henvist til eventets kontaktperson.

Kulturens Frivillige vurderer og følger op på alle udeblivelser, og to udeblivelser kan lægges til grund for en deaktivering af den frivilliges profil.